Blog...

A profi rendezvényszervezők 7+1 titka

Mindegy, hogy szűkkörű családi összejövetel, óriás lakodalom vagy több ezer fős nemzetközi konferencia, a sikeres rendezvény alapja jó szervezés. Akár profira bízod, akár Te magad szervezed, van néhány dolog, amit mindenképp érdemes szem előtt tartanod, ha sikeres rendezvényt és elégedett vendégeket szeretnél. Lássuk, mik ezek!

Egy rendezvény szervezése során akadnak olyan dolgok, amik felett elsiklunk, eszünkbe se jut, hogy fontos lehet, de mint tudjuk az ördög a részletekben rejlik. Akár egyetlen kis apróságon is múlhat az, hogy egy vendégünk elégedetten mesél vagy a rendezvényünk hamar a feledés homályába merül. Jó esetben. Rosszabb esetben csalódott lesz és ezt elmondja másoknak is… Íme néhány tipp, hogy ezt elkerüld!

Legyen pontos időbeosztásod!

Nincs is annál bosszantóbb, mintha a rendezvény előtti éjszaka még az utolsó simításokat végzed. Az őrült kapkodás közben persze óhatatlan, hogy valami nem úgy sikerül, ahogy szeretnéd. Elég egy elontott név az ültetőkártyákon, egy kihagyott allergén az étlapról vagy egy elfelejtett telefonhívás… Spórold meg ezeket a kellemetlenségeket és tervezz előre! Persze tudom, mondani könnyű… de hidd el, sokkal gördülékenyebb lesz a munka, ha előre készítesz egy pontos időbeosztást, amihez ragaszkodsz.

Tervezd meg a napot!

Egy rendezvénynek nem lehet úgy nekifutni, hogy “lesz, ami lesz” vagy “majd úgyis alakul magától”, nem, nem fog magától alakulni. Illetve sok esetben nem jó, ha magától alakul. Fontos, hogy végig ott legyél, figyelj és kontrolláld az eseményeket. Legyen egy kép a fejedben arról, hogy ideális esetben hogy zajlik a nap és igyekezz ehhez igazítani mindent.

A legfontosabb teendőkről írj checklistát!

Mi mennyibe kerül?

Mielőtt bármibe is belefogsz, határozd meg a keretösszeget, ami biztosan rendelkezésedre áll és amit semmiképp nem léphetsz túl. Folyamatosan kövesd, hogy mire, mennyit költöttél és előre írd össze, milyen kiadásokra kell számítanod. Így nem érhet váratlanul a hangosítás, a hostessek vagy az asztaldíszek költsége.

Helyszínbejárás nélkül egy lépést sem!

Ahhoz, hogy minden gördülékenyen haladjon, a helyszín pontos ismerete elengedhetetlen. Épp ezért nagyon fontos, hogy a kiválasztott helyszínt többször is nézd meg, ellenőrizd, hogy megfelel-e a céljaidnak, rendelkezik-e a szükséges eszközökkel, kényelmesen elférnek-e a vendégek, berendezhető-e úgy a tér, ahogy elképzelted.
Persze ha jól ismered a rendezvényed helyszínét, akkor erről a pontról könnyű megfeledkezni és számos kellemetlenséget okozhat. Ilyenkor is tartsd meg a helyszínbejárást, mert egy rendezzvény szervezése során teljesen más szemmel kell vizsgálnod a helyszínt!

Ki mit csinál?

Az egyik legfontosabb kérdés a szervezés során, hogy kinek mi lesz a feladata, miért vállal felelősséget. Ideális esetben nem egyedül rád vár az összes feladat, és van egy-két olyan teendő, amit ki tudsz szervezni. Ezt már a legelején jó tisztázni, és készíteni egy forgatókönyvet, rögzíteni benne, hogy ki mit vállal és mikorra. Így elkerülhető a káosz és a végeredmény egy precízen szervezett, sikeres rendezvény.

A feladatok kiosztásával elkerülhető a káosz!

Figyelj a megjelenésre!

Természetesen az eddigi szempontok is fontosak és nem is igazán lehet (illetve nem is kell!) sorrendet állítani közöttük, de mégis szeretném kihangsúlyozni a részletek és a megjelenés fontosságát. A rengeteg teendő és a nagy sürgés-forgás közepette ugyanis ezekről könnyű megfeledkezni. Hogy mi tartozik ide? Az olyan kiegészítő elemek, mint a meghívók, az asztaldíszek, de az egységes megjelenéshez hozzátartozik például a személyzet, a szervezők / házigazda öltözete is.

Váratlan élményt mindenkinek!

Jól szervezett rendezvény sok van. Olyat bárki tud. Na jó, ez így nem teljesen igaz! Bárki, aki megfogadja ezeket a tanácsokat… 🙂 De olyat, ami maradandó és felejthetetlen élményt ad a vendégeknek, amit utána évekig emlegetnek majd…na olyat már kevesen szerveznek.
Épp ezért érdemes belevinned egy kis kreativitást, végiggondolnod, vajon minek örülnének a vendégek, milyen figyelmességgel, meglepetéssel tudnád őket igazán kizökkenteni? Ha ez megvan, a siker garantált, szóval érdemes időt áldozni rá!

Professzionálás vendéglátás

Ha a fenti tanácsokat megfogadod, jó eséllyel egy fantasztikus rendezvény büszke házigazdája leszel! Nem szabad megfeledkezni azonban arról sem, hogy nincs még egy dolog, ami akkora közösségteremtő erővel bírna, mint egy jó hangulatú közös étkezés. Jó társaság, finom ételek, kellemes hangulat és professzionális vendéglátás.


Ez azonban korántsem jelenti azt, hogy a rendezvény előtti nap reggeltől estig a konyhában kell rostokolnod és fáradtan fogadni a vendégeket. Enélkül is lehetnek finom ételek az asztalon.
Töltsd le a rendezvényekre vagy esküvőkre összeállított étlapunkat és tervezd meg a tökéletes menüt rendezvényedre!

Mucsi Tamás

Szólj hozzá te is!

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Weboldalunk a látogató élményének javítását segítő "sütiket" használunk. Elfogadod? További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás